Mēs visi esam pieļāvuši kļūdas, un dažreiz mēs esam spiesti lūgt piedošanu no citiem par sabojātām attiecībām. Tāpēc vēstules atvainošanās ir viens no sarežģītajiem burtu veidiem. Galu galā šajā vēstulē autors bieži vien skar viņa nožēlu (un dažreiz nav vēlēšanās atvainoties, un biznesa korespondencē tas notiek, ka jums arī ir jāpiesakās atvainoties ne vienmēr par savām kļūdām).
Lai lūgtu piedošanu, ir nepieciešams. Galu galā spēja atzīt savu nepareizu, to kļūdas un gatavību to izlabot vienlaikus ir svarīga katras organizācijas tēla sastāvdaļa. Rakstiskās atvainošanās galvenais mērķis ir atvainošanās, vienlaikus saglabājot uzņēmuma seju un atjaunojot bojātās attiecības. Turklāt ir svarīgi samazināt iespējamo konflikta gadījumu, vienlaikus samazinot kļūdas negatīvās sekas. Apsūdzības vēstules jānosūta šādos gadījumos:
- Kļūdīga uzvedība no jūsu puses uz citas organizācijas darbiniekiem (neatkarīgi no necilvēcīgas uzvedības pamatcēloņa).
- Ja jūs neesat izpildījis savas līgumsaistības (arī neatkarīgi no iemesla).
- Jūsu darbinieku nepareiza rīcība, kas kļuva par sava veida publisku domēnu.
- Force majeure gadījumā.
Kā rakstīt atvainošanās vēstuli?
Rakstiskajām atvainošanām ir tāda struktūra, kas nesatur nekādas īpašas atšķirības no parastās biznesa vēstules struktūras, taču šī tēma būs labākā izvēle, ja vēstules priekšmetu padarīsiet par neitrālu, nevis koncentrējoties uz to, ka šī vēstule ir atvainošanās. Ļaujiet vēstuli parakstīt uzņēmuma vadītājs. Ir nepieciešams radīt iespaidu, ka menedžeris apzinās kļūdaini radītās problēmas nozīmi un, ar lielu nožēlu par notikušo, ir gatava lūgt piedošanu no cietušās puses. Atvainošanās teksts ietekmē jūsu uzņēmuma vai amatpersonas profesionālās reputācijas atjaunošanu.
Atkarībā no formas teksts ir sadalīts: ievaddaļā, galvenajā daļā un secinājumā. Atvainošanās ir iesniegta tikai vienu reizi vēstules ievaddaļā. Otrā daļa ir galvenā daļa. Ir nepieciešams izskaidrot, kas noticis. Izvairieties no frāzēm "neliela problēma", neliela aizkavēšanās utt. Trešā daļa ir skumjas, nožēlu izpausme. Noslēgumā būtu jāizsaka cerība, ka šāda lieta notiks vēlreiz.
Neaizmirstiet, ka, ja jūs darāt visu labi, tad, nevis neapmierināta cita uzņēmuma vai klienta darbinieka vietā, iegūstiet dažas pastāvīgas.